仕事がキャパオーバーになる前兆＆原因とは。未然に防ぐ効果的な方法を解説
仕事量が多すぎてキャパオーバーになっている人必見！
仕事量が多すぎて激務が続き「もう限界！」と、キャパオーバーを感じてしまうことってありますよね。イライラしやすく肉体的にも精神的にも辛い状態ですが、キャパオーバーしてしまう原因は何にあるのでしょうか。
今回は、キャパオーバーの意味を解説すると共に、キャパオーバーしてしまう原因や解決方法、そしてキャパオーバーを事前に避ける対処法をご紹介します。
現在、仕事に追われて限界を迎えている人はぜひ参考にしてみてくださいね。
前提として、キャパオーバーとはどんな意味？
仕事でも日常生活の中でも、使われることのあるキャパオーバー。「キャパ」は許容量という意味の「キャパシティ」を短縮した造語で、自分の許容量を超えてしまうという意味があります。
仕事で使われるキャパオーバーとは、仕事量が多すぎたり難しすぎたりして、自分が耐えられる許容量や許容範囲を超えた状態を指します。
仕事で起きるキャパオーバーの前兆とは
新人でもベテランでもキャパオーバーになってしまうことがあります。完全なキャパオーバーとなってしまう前には、仕事の質や精神面に変化が現れます。
本人が気にしていない些細な変化でも、実はキャパオーバーの前兆であることは、決して少なくありません。
まずは、仕事で起きるキャパオーバーの前兆をご紹介します。
前兆1. 残業で仕事の帰りが急に遅くなる
月末や四半期末など、特定の時期は忙しく残業が増えるという人は少なくないでしょう。しかし、繁忙期でもないのに急に残業が増えてきたら、仕事量が多すぎて就業時間内に終わっていない証拠。明らかなキャパオーバーの前兆です。
また残業が慢性化して、帰りが遅くなることが続くようになったら危険信号。多忙な状態が日常化すると、そのうち精神的にも肉体的にも完全なキャパオーバーになってしまいます。
前兆2. 仕事の失敗が増えてくる
キャパオーバー気味になってくると、仕事に丁寧さが欠けてくるようになります。見直しをしたり、丁寧に処理したりという時間の余裕がなくなってくるため、つまらないミスが多くなってしまうのです。
最近、間違いを指摘されることが多い、ダメ出しされることが多いと感じるようになったら、キャパオーバーの前兆かもしれません。
前兆3. 仕事に行くのが嫌になる
仕事に行きたくないなと、朝なんとなく憂鬱な気分にってしまうのも、キャパオーバーの前兆です。仕事量が多すぎたり人間関係が厄介だったりと、理由はまちまちながら、仕事に対してネガティブな印象を持っているという証拠。
楽しかった週末の後の月曜日や長期休暇の後などに、仕事に行くのが嫌になることはよくありますが、出勤前の憂鬱が続くようなら要注意。キャパシティオーバーの一歩手前かもしれません。
前兆4. イライラすることが多くなる
キャパシティオーバーになると心に余裕がなくなるため、周りのちょっとした言動に苛立ちを覚えるようになります。後で頭を冷やしてみたら大した出来事でなくても、イライラさせられてしまうのです。
職場での同僚の発言や、客商売ならお客様の態度にイラっとしてしまうことが増えてきたら、キャパオーバーを疑ってみてください。
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仕事がキャパオーバーな時の6つの解決方法
仕事量が増え過ぎてキャパオーバーなると、いつも通りの処理の仕方では追いつきません。周囲に助けてもらったり、優先順位をつけたりすることで、キャパオーバー状態をどうにか解消しましょう。
次に、キャパオーバーになってしまった時に実践したい、6つの解決方法をご紹介します。
解決方法1. 取り組むべきことを整理する
まず、大切なのは仕事に優先順位をつけること。今日中にやるべきこと、明日までにやるべきこと、今週やるべきこと、月末までにやるべきことなど、取り組むべきことを整理していきましょう。
あれもこれもといろいろ手を付けていくよりは、一つずつ片っ端からこなしていく方が達成感も得られます。
また、優先順位を付けることで、先送りにできる仕事や省ける仕事も見えてくるのです。
解決方法2. 素直に助けを求める
全部一人で仕事を抱え込んでしまって、キャパシティオーバーになっていませんか。どうにもこうにも仕事が回らなくなって困ってしまうよりも、最初から周囲に助けを求めましょう。同僚に直接ヘルプを頼みにくい場合は、上司に相談しヘルプしてもらえるよう頼んでみてください。
周囲に少しでも手伝ってもらうことで、精神的にも肩の荷が下りるはず。また、他の人の目でチェックできたり、仕事に対する丁寧さを取り戻せたりできるため、つまらないミスも避けられるようになります。
解決方法3. 一時的にキャパオーバーな出来事から離れる
キャパオーバーになってしまう時は、冷静さを失ってしまうこともあります。ほんの5分でも10分でも休憩して、頭をリラックスさせましょう。可能なら短時間でも社外に出て、外の空気を吸ってみたり、少し散歩して体を動かしたりするのがおすすめです。
外に出られない場合でも、違うフロアへの用事に出たり、トイレ休憩を少し長めに取ったりと、一度席を外しましょう。
一次的にキャパオーバーの原因から離れることで、冷静さを取り戻し気持ちもリフレッシュできるはずですよ。
解決方法4. 休日や仕事終わりにストレス解消をする
忙しい日が続くと、仕事帰りや休日はとにかく家で休みたいと感じてしまうもの。しかし、いくら忙しいからといって仕事と家との往復ばかりでは、ストレスが溜まってしまいます。
なので、好きな習い事やスポーツをするなど、忙しい中でも自分のための時間を作る努力をしてみてください。
例えば、火曜日は残業はせずにヨガに行く、休日の日の朝はジョギングをするなど、忙しくても忙しくなくても日々のルティーンに自分の時間を組み込みましょう。日頃からストレス解消しておくことで、心に余裕を持って仕事に取り組めるのです。
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解決方法5. 自分がこなせる仕事の量を周りに伝える
こなせる仕事の量は人それぞれ。素早く作業ができる人もいれば、丁寧に仕事をするけれど多くの量はこなせない人もいます。与えられる仕事量が明らかに自分の処理能力以上のものであれば、上司や同僚に素直にそう伝えましょう。
また、急な仕事のお願いも「午前中までに言ってくれれば可能です」など、対処できる条件を伝えるようにしてください。自分がこなせる仕事量や対処不可能な仕事などを事前に知らせておくことで、無茶な仕事依頼は減るはずですよ。
解決方法6. 疲れが溜まっている時は、休暇を取ってしっかり休む
いくら仕事が溜まっていても、土日を返上したり、毎晩のように残業していたりすると、精神的にも肉体的にも辛い思いをしてしまいます。
睡眠不足が続いていると頭がぼんやりしてしまうのと同じように、多忙な状態が長く続くと仕事の効率も下がってしまいます。仕事をしている時間だけ長くても、あまり捗らなかったりミスが多かったりと、仕事のクオリティが下がってしまうことはよくあること。
疲れがた溜まっている時こそしっかり休んで、リフレッシュしてください。休んだ後は心身ともにすっきりとして、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができるはずです。
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そもそも、何故キャパオーバーになってしまうのか？
どんなに忙しくてもキャパオーバーにならない人もいるし、ほんの少し仕事量が増えただけなのに簡単にキャパオーバーなってしまう人もいます。
キャパオーバーになりやすい人には、共通の特徴があるのでしょうか。ここからは、何故キャパオーバーになってしまうのか、その原因を探っていきます。
原因1. 仕事の依頼をされると断れない
キャパオーバーになりやすい人には、上司や同僚の依頼を断れない人が多い傾向にあります。何でもこなそうとしてしまう責任感の強い人、頼まれると断れない気の弱い人、NOと言えない人などが当てはまります。
また、自分の仕事の処理能力を省みずに、新しい仕事が来たら全て引き受けてしまう人も、キャパオーバーになってしまいがちです。
原因2. 悩みが多く、解消できていない
どんな仕事をしていく上でも、ある程度自分で判断し決断していくことが必要になります。優柔不断で自分で物事を決められない人、何でも悩んでしまうタイプの人は、どうしても作業するスピードが遅くなってしまいます。
また、適切な判断を下せないのは、必要な情報や知識、経験などが足りないからかもしれません。
この場合は同僚や上司に相談して、分からないことをしっかり聞く、新しい知識を身に着けるなどの努力が欠かせません。
原因3. 生活リズムが悪く、睡眠不足が続いている
睡眠不足や体調不良も、仕事の効率を落とす原因になります。疲れているのによく眠れない、遅くまで遊んでしまうなど、生活リズムが乱れている人にその傾向が強いです。
朝すっきり目覚めることができない、日中に頭がボーっとしてしまうなどはそのサイン。仕事で良いパフォーマンスを発揮できないため、キャパオーバーになってしまうのです。
原因4. 新しい仕事で覚えることが多すぎる
新しい部署、新しい職場など、仕事環境がガラリと変わった時もキャパオーバーを起こしがち。覚えるべき情報量が多すぎるために、処理しきれないのです。
また、新人の場合は分からないことが出てきても、誰に聞けば良いのか分からないことも少なくありません。
分からないことを聞くと嫌な顔をされるのではないかと躊躇してしまうのも、キャパオーバーに拍車をかけます。
原因5. マイナス思考で注意や失敗を引きずってしまう
仕事でミスをしたり、上司に注意されたりするのは誰にでもあること。「失敗は成功の元」と言われますが、マイナス思考で失敗をグジグジと引きずってしまうタイプの人は、前向きに考えることができません。
過去のミスや注意をいつまでも悩んでしまうため、仕事に対する自信も失ってしまいがち。これで良いのかと悩んだり、上司に相談したりすることを躊躇してしまい、結果として作業の効率が著しく落ちてしまいます。
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原因6. 仕事が忙しすぎる
単純に仕事量が多すぎるのも、キャパオーバーになりやすい原因の一つ。同僚が退職したり産休や育休に入ったりした時、リストラで人手不足の時など、本来の作業量以上をこなさなければ仕事が回らないことがあります。
仕事を見直す時間や心の余裕がなくなり、ミスも増えてしまいがち。また、先送りにしてしまう仕事が雪だるま式に大きくなって、土日を返上したり、毎晩残業をしたりしても追いつかなくなってしまいます。
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キャパオーバーにならないよう事前にできる防止策とは
キャパオーバーになる原因は、仕事環境にあったり、自分の対応力にあったりとそれぞれです。理由はともあれ、キャパオーバーにならないよう事前に防止したいものです。
最後に、キャパオーバーを事前に防止できる対処法をご紹介します。
防止策1. 計画をしっかりと立てる
キャパオーバーは、計画性のなさで起こることが少なくありません。仕事を与えられたら、いつまでに終わらせるのか、スケジュールに無理がないかを確認するのが良い対処法です。
本腰を入れる前に計画をしっかり立てると、効率的に仕事を進めていくことができます。
また、必要な場合は周囲の人に応援を頼んだり、締め切りを伸ばしてもらったりと、キャパオーバーになる事前に適切な対処もできますよ。
防止策2. やるべきタスクを整理する
慢性的に仕事量が多い場合は、仕事内容に無駄がないかチェックしてみましょう。やるべきタスクを一覧に書き出して、それぞれのタスクの優先順位や重要度を確認していきましょう。
いつまでにやるべきタスクなのか、何時間かかるタスクなのか整理していくと、スケジュールも立てやすくなります。また、それぞれのタスクを見直すことで、無駄なタスクを省いたり、他の人ができるものは振り分けたりできます。
防止策3. できなさそうな仕事はきちんと断る
無理な仕事を引き受けてしまうと自分が辛いだけでなく、達成できなかった時は会社に迷惑がかかったり自分の責任になったりしまいます。
最初からスケジュールに無理がある場合や、仕事量が多すぎる場合は、きちんと断るようにしてください。
どうしても断れない仕事なら、スケジュールの延期やヘルプを要請するなど、対応するためには何が必要なのかを相手に提示しましょう。
防止策4. 人に合わせようとせず、自分のペースで仕事をする
周囲の人のやり方やペースが、自分に合っているとは限りません。特に新人のうちは、周囲と同じように仕事をこなそうとしても、無理なことが多いです。
周りのペースに振り回されて焦ったり辛い思いをするよりも、自分なりに一番効率よく仕事ができるペースを見つましょう。
自分なりのペースで仕事ができると精神的にも余裕がでます。周囲の人から見たらのんびりしているように見えても、正確に仕事をするため修正の必要がなかったりと、最終的には時間短縮になることも少なくありません。
防止策5. 周囲との信頼関係を築く
キャパオーバーになる人の多くは、周りの人に頼ることを躊躇しています。仕事が回らない時に自分一人で解決しようとするのではなく、キャパオーバー気味になったら上司や同僚に助けてもらえるよう、日頃から信頼関係を築いておきましょう。
信頼関係を築いておけば、同僚とはお互いに大変な時は自然に助け合ったり、上司なら善後策を提案してくれたりと、キャパオーバー状態になるのを防止できますよ。
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キャパオーバーがどうしても解消できない場合は転職すべき。
繁忙期や締め切り前など、どんな仕事でも普段より忙しくなる時期はあるものです。しかし、忙しい状態が慢性化している場合や、周囲に助けを求められない場合は、仕事環境そのものに問題があると言えるでしょう。
キャパオーバー状態が続くと、身体的にも精神的にも疲労困憊してしまいます。対処法がなく限界を感じているようなら、転職も視野に入れてみましょう。
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キャパオーバーを解消して、ストレスを軽減しよう！
自分の許容量を超えた仕事を抱えることによって起きるキャパオーバー。身体的な疲労だけでなく、精神的にも辛いことが多い状態です。
キャパオーバーの前兆を見抜き、キャパオーバーになりやすい原因を考えることで対処法が見えてきますよ。
今回ご紹介したキャパオーバーの解消方法や防止方法を参考にして、気持ちよく仕事に取り組めるよう努めてください。
どうしてもキャパオーバーが解消されず限界を感じるようなら、転職という選択肢も考えてみましょう。
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